Word에 XML 매핑을 이용하여 반복 문자 넣기

워드로 이력서와 같은 정형화된 문서를 작성할 때, 문서의 나머지 요소는 똑같으나 회사 이름같은 특정 요소만 바꾸고 싶은 경우가 있습니다. 그럴 때, 찾아 바꾸기를 이용해 전체를 바꿀 수도 있지만 바꾸는 것을 깜빡 잊어버리거나 다른 요소가 실수로 바뀔 가능성도 있죠. 이러한 상황을 예방하기 위해 정형화된 문서에 프로그래밍 언어의 변수처럼 요소들을 삽입할 수 있다면 정말 편할 것 같다는 생각을 몇 번 해본적이 있습니다. 그러다 우연하게 관련된 동영상^[각주:1]을 찾았기에 그 내용들을 여기 정리합니다.

필요 조건

• Windows 환경
• Word 2007 이상 (2007, 2010, 2013, 2016)

특이사항

• Word 2007, 2010, 2013의 경우에는 보다 쉬운 방법이 있습니다. 아래 링크의 영상을 참고하세요.
• https://www.youtube.com/watch?v=VAskwzL7zbI

Word 반복 문자 넣기

아래와 같은 문서가 있습니다. 여기서 저는 지원 직무와 회사 이름을 반복해서 넣고 싶고 한 곳만 수정하더라도 모든 필드가 업데이트 되도록 하고 싶습니다.

개발 도구 메뉴 표시

기본적으로 Word의 리본 메뉴에는 '개발도구'가 없습니다. 이를 표시하기 위해서는 추가적인 작업이 필요합니다. 먼저 '파일' 메뉴에서 '설정'에 들어갑니다.

그 다음 '리본 사용자 지정' 설정에서 오른쪽 '리본 메뉴 사용자 지정'에 보면 '개발 도구'에 체크가 해제 되어 있습니다. 여기 체크를 한 후, 확인을 선택해 설정을 저장합니다.

XML 작성

먼저 XML을 작성해야 합니다. 아무 편집기나 열고 아래와 같이 작성합니다. 만약 원하는 다른 필드가 있으면 추가하셔도 됩니다. 필드에는 영문 한글 상관 없으나 띄어쓰기가 있으면 안됩니다.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="no"?>
<Coverletter xmlns="TestXML">
  <CompanyName></CompanyName>
  <HRManagerName></HRManagerName>
  <JobTitle></JobTitle>
  <한글필드></한글필드>
</Coverletter>

XML 문서의 첫 번째 줄은 그대로 입력하셔야 합니다. XML 문서는 HTML과 마찬가지로 <>로 속성을 열고 </>로 속성을 닫습니다. 따라서 만약 Coverletter 대신에<ABCDE xmlns="TestXML">을 적었으면 마지막에 </ABCDE>로 닫아주어야 합니다.

두 번째 줄의 Coverletter은 이름으로 변경하셔도 됩니다. xmlns 다음에 나오는 "TestXML"의 경우에는 XML의 스키마를 의미하는데 자세히는 모르지만 아무거나 입력해도 괜찮더라구요.. 그 다음 <CompanyName></CompanyName>부터는 모두 필드 입니다. 이 이름은 원하는대로 입력하시면 됩니다.

이 파일을 찾기 쉬운 곳에 저장합니다. 확장자는 꼭 .xml일 필요는 없습니다. 그냥 .txt로 저장하셔도 괜찮습니다. 파일을 저장했으면 '개발 도구 > XML 매핑 창'을 선택해 매핑 창을 띄웁니다.

오른쪽에 'XML 매핑' 창이 하나 뜰텐데, 여기서 '사용자 지정 XML 부분' 드롭다운 메뉴의 '(새 부분 추가...)'를 선택합니다.

파일 탐색기가 뜨면 저장해뒀던 파일을 선택하고 열기를 클릭합니다. 만약 파일이 보이지 않는다면 오른쪽 아래 필터를 '모든 파일'로 바꾼 후, 파일을 선택하고 열기를 클릭합니다.

파일을 연 후, 다시 '사용자 지정 XML 부분' 드롭다운 메뉴를 보면 열었던 파일이 있습니다.

이제 문서의 내용과 매핑을 할 차례입니다. 먼저 넣고자 하는 위치에 커서를 두고 오른쪽 'XML 매핑' 창에서 매핑하고자 하는 필드를 오른쪽 클릭한 후, '콘텐츠 컨트롤 삽입 > 일반 텍스트'를 선택합니다.

그러면 아래와 같이 '텍스트를 입력하려면 여기를 클릭하거나 탭하세요.'라는 문구가 있는 누름틀이 생깁니다. 위의 작업을 회사 이름에도 동일하게 적용하면 아래와 같습니다.

필드를 선택하고 반복하고자 하는 곳에 붙여 넣으면 작업은 끝이납니다.

그 다음 누름틀을 변경하고 다른 곳을 클릭해 누름틀에서 나가면 연결된 모든 필드가 변경됩니다. 어느 필드를 변경하더라도 연결된 전체 필드가 변경됩니다.

누름틀 구분

누름틀을 많이 넣으면 어떤 누름틀이 직무에 관한 것이었는지, 회사 이름에 관련된 것이었는지 구분하기 어려운 경우가 있을 수 있습니다. 먼저 이름을 넣고자 하는 누름틀을 선택한 후, '개발 도구 > 속성'에 들어갑니다.

'콘텐츠 컨트롤 속성' 창이 뜨면 '제목'에 원하는 이름을 넣어줍니다.

누름틀의 속성은 업데이트 되지 않습니다. 다시 말해 누름틀을 복사해서 사용하다가 하나의 누름틀에 이름을 넣어도 문서 전체에 반영되지 않습니다. 따라서 처음 만드는 누름틀에 속성을 넣고 이 누름틀을 복사해서 사용하세요.

 

 

1. https://www.youtube.com/watch?v=OtFhIqK0gec&feature=youtu.be [본문으로]